Varstvo osebnih podatkov na spletni strani in pri poslovanju družbe AFIRMA d.o.o.

AFIRMA d.o.o. spoštuje zasebnost posameznikov in osebne podatke obdeluje zakonito, pošteno, pregledno in varno. V tem obvestilu pojasnjujemo, katere podatke obdelujemo, zakaj jih potrebujemo, koliko časa jih hranimo, komu jih lahko posredujemo ter katere pravice imajo posamezniki.

Osebne podatke obdelujemo v skladu z Uredbo (EU) 2016/679 (Splošna uredba o varstvu podatkov oziroma GDPR), Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2), Zakonom o elektronskih komunikacijah (ZEKom-2) ter drugimi veljavnimi predpisi.

1. Upravljavec osebnih podatkov

Upravljavec osebnih podatkov je:

AFIRMA d.o.o.
Cesta na Ostrožno 109
3000 Celje
Slovenija

Matična številka: 5534267
ID za DDV: SI96622849
Telefon: 03 425 56 00
Elektronski naslov: Ta e-poštni naslov je zaščiten proti smetenju. Potrebujete Javascript za pogled.

Za vprašanja v zvezi z varstvom osebnih podatkov, uveljavljanje pravic ali prijavo morebitne težave se lahko obrnete na Ta e-poštni naslov je zaščiten proti smetenju. Potrebujete Javascript za pogled..

2. Na koga se nanaša to obvestilo

Obvestilo se nanaša zlasti na:

·         obiskovalce spletne strani www.afirma.si;

·         registrirane uporabnike spletne strani;

·         osebe, ki z družbo komunicirajo po elektronski pošti, telefonu ali pošti;

·         stranke, potencialne stranke, dobavitelje in druge poslovne partnerje;

·         kontaktne osebe pravnih oseb in samostojnih podjetnikov;

·         druge posameznike, katerih podatke družba zakonito obdeluje pri svojem poslovanju.

3. Katere osebne podatke obdelujemo

Glede na način uporabe spletne strani in sodelovanja z nami lahko obdelujemo:

·         identifikacijske podatke, kot so ime, priimek in uporabniško ime;

·         kontaktne podatke, kot so elektronski naslov, telefonska številka in naslov;

·         podatke o podjetju ali organizaciji, ki jo posameznik zastopa;

·         vsebino elektronske, telefonske ali pisne komunikacije;

·         podatke, potrebne za pripravo ponudbe, izvedbo naročila, dobavo, reklamacijo ali drugo poslovno sodelovanje;

·         računovodske, davčne, plačilne in druge podatke, ki jih zahtevajo veljavni predpisi;

·         podatke o uporabniškem računu, prijavah, ponastavitvi gesla in uporabi zaščitenih delov spletne strani;

·         naslov IP, datum in čas dostopa, vrsto naprave, brskalnika ter druge tehnične in varnostne podatke;

·         podatke o izbiri piškotkov in podatke, ki se zbirajo z dovoljenimi piškotki ali podobnimi tehnologijami;

·         druge podatke, ki nam jih posameznik prostovoljno posreduje in so potrebni za obravnavo njegove zahteve.

Prosimo, da nam brez predhodnega dogovora ne pošiljate posebnih vrst osebnih podatkov (na primer zdravstvenih podatkov, biometričnih podatkov ali podatkov o političnem, verskem oziroma sindikalnem prepričanju), kadar ti niso nujno potrebni za obravnavo zadeve.

4. Nameni in pravne podlage obdelave

4.1 Komunikacija po elektronski pošti, telefonu ali pošti

Kadar nam pošljete vprašanje, povpraševanje, zaprosilo za ponudbo ali drugo sporočilo, osebne podatke obdelujemo za sprejem in obravnavo sporočila, pripravo odgovora ali ponudbe, izvajanje zahtevanih ukrepov pred sklenitvijo pogodbe ter nadaljnjo poslovno komunikacijo.

Pravna podlaga je izvajanje ukrepov na zahtevo posameznika pred sklenitvijo pogodbe (člen 6(1)(b) GDPR) oziroma zakoniti interes družbe za učinkovito in varno poslovno komunikacijo (člen 6(1)(f) GDPR).

4.2 Izvajanje naročil in pogodbenih razmerij

Podatke obdelujemo za pripravo in sklenitev pogodbe, obdelavo naročil, dobavo blaga, izvajanje storitev, komunikacijo s stranko, reševanje reklamacij in garancijskih zahtevkov, obračunavanje, spremljanje plačil ter uveljavljanje ali obrambo pravnih zahtevkov.

Pravna podlaga je izvajanje pogodbe ali izvajanje ukrepov pred njeno sklenitvijo (člen 6(1)(b) GDPR). Kadar je poslovna stranka pravna oseba, podatke njenih kontaktnih oseb praviloma obdelujemo na podlagi zakonitega interesa za izvajanje poslovnega razmerja (člen 6(1)(f) GDPR).

4.3 Izpolnjevanje zakonskih obveznosti

Določene osebne podatke obdelujemo zaradi izpolnjevanja davčnih, računovodskih, gospodarskih in drugih zakonskih obveznosti, zlasti za izdajanje in hrambo računov, vodenje poslovnih knjig in evidenc ter posredovanje podatkov pristojnim organom, kadar to zahteva zakon.

Pravna podlaga je izpolnjevanje zakonske obveznosti upravljavca (člen 6(1)(c) GDPR).

4.4 Registracija in uporabniški račun

Če spletna stran omogoča registracijo in prijavo, podatke obdelujemo za ustvarjanje in upravljanje uporabniškega računa, preverjanje identitete uporabnika, omogočanje prijave, ponastavitev gesla, pošiljanje podatkov za obnovitev dostopa, zaščito računa ter preprečevanje zlorab in nepooblaščenih dostopov.

Pravna podlaga je izvajanje pogodbenega razmerja oziroma storitve, ki jo zahteva uporabnik (člen 6(1)(b) GDPR), ter zakoniti interes za varnost spletne strani in uporabniških računov (člen 6(1)(f) GDPR).

4.5 Varnost spletne strani in informacijskih sistemov

Tehnične podatke in dnevnike dostopov lahko obdelujemo za zagotavljanje varnega in stabilnega delovanja spletne strani, odkrivanje in preprečevanje zlorab, odpravljanje napak, zaščito informacijskih sistemov ter preiskovanje varnostnih dogodkov.

Pravna podlaga je zakoniti interes družbe za varovanje spletne strani, informacijskih sistemov, poslovnih podatkov in uporabnikov (člen 6(1)(f) GDPR).

4.6 Piškotki in podobne tehnologije

Spletna stran lahko uporablja nujne piškotke, ki so potrebni za njeno pravilno, varno in zanesljivo delovanje. Za namestitev nujnih piškotkov privolitev praviloma ni potrebna.

Analitične, statistične, oglaševalske in druge nenujne piškotke uporabljamo le na podlagi predhodne privolitve uporabnika, kadar je ta potrebna. Uporabnik mora imeti možnost sprejeti ali zavrniti nenujne piškotke, izbrati posamezne kategorije ter svojo izbiro pozneje preprosto spremeniti ali preklicati. Podrobnosti o posameznih piškotkih, ponudnikih, namenih in trajanju so navedene v ločenem Obvestilu o piškotkih na spletni strani.

5. Ali je posredovanje podatkov obvezno

Posredovanje osebnih podatkov je praviloma prostovoljno. Brez podatkov, ki so potrebni za odgovor, pripravo ponudbe, sklenitev ali izvajanje pogodbe, izdajo računa oziroma izpolnitev zakonske obveznosti, vaše zahteve ali naročila morda ne bomo mogli obravnavati.

Podaja privolitve za nenujne piškotke ni pogoj za dostop do osnovnih vsebin spletne strani. Zavrnitev nenujnih piškotkov lahko vpliva le na posamezne dodatne funkcionalnosti, ki so od takšnih piškotkov dejansko odvisne.

6. Od kod pridobimo osebne podatke

Osebne podatke praviloma pridobimo neposredno od posameznika, ko:

·         nam pošlje elektronsko ali pisno sporočilo oziroma nas pokliče;

·         zaprosi za ponudbo, odda naročilo ali z nami sklene pogodbo;

·         ustvari uporabniški račun ali se prijavi na spletno stran;

·         uveljavlja reklamacijo, garancijo ali drugo pravico;

·         izbere nastavitve piškotkov ali drugače uporablja spletno stran.

Podatke kontaktnih oseb poslovnih partnerjev lahko pridobimo tudi od njihovega delodajalca oziroma organizacije, ki jo zastopajo, iz javno dostopnih poslovnih evidenc ali iz drugih zakonitih virov.

7. Obdobja hrambe

Osebne podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za namen, za katerega so bili zbrani, oziroma toliko časa, kot to zahtevajo veljavni predpisi. Običajna obdobja hrambe so navedena v spodnji preglednici.

Po poteku ustreznega obdobja hrambe podatke izbrišemo, anonimiziramo ali trajno omejimo njihovo nadaljnjo uporabo, razen kadar zakon zahteva nadaljnjo hrambo.

8. Uporabniki in prejemniki osebnih podatkov

Do osebnih podatkov lahko dostopajo le osebe, ki jih potrebujejo za izvajanje svojih delovnih nalog in so zavezane k varovanju zaupnosti. Podatke lahko v potrebnem obsegu posredujemo naslednjim kategorijam prejemnikov:

·         ponudniku spletnega gostovanja in upravljavcu strežniške infrastrukture;

·         vzdrževalcu spletne strani ter ponudnikom informacijskih in komunikacijskih storitev;

·         ponudniku elektronske pošte in varnostnih rešitev;

·         računovodskemu servisu in ponudnikom poslovne programske opreme;

·         dostavnim, logističnim ali plačilnim ponudnikom, kadar sodelujejo pri izvedbi naročila;

·         pravnim, davčnim in drugim strokovnim svetovalcem;

·         državnim organom, sodiščem in drugim upravičenim osebam, kadar to zahteva zakon ali je potrebno za uveljavljanje pravnih zahtevkov.

Pogodbeni obdelovalci lahko osebne podatke obdelujejo samo po naših dokumentiranih navodilih, za dogovorjene namene ter ob zagotavljanju ustreznih tehničnih in organizacijskih varnostnih ukrepov. Osebnih podatkov ne prodajamo.

9. Prenosi osebnih podatkov v tretje države

Osebne podatke praviloma obdelujemo v Republiki Sloveniji oziroma Evropskem gospodarskem prostoru. Če posamezni ponudnik informacijske ali spletne storitve podatke obdeluje zunaj Evropskega gospodarskega prostora, prenos izvedemo le ob obstoju ustrezne pravne podlage in zaščitnih ukrepov, kot so odločba Evropske komisije o ustreznosti, standardne pogodbene klavzule ali drug mehanizem, ki ga dovoljuje GDPR.

Podrobnejše informacije o morebitnih prenosih, povezanih z nenujnimi piškotki ali zunanjimi spletnimi storitvami, so navedene v Obvestilu o piškotkih oziroma so na zahtevo dostopne pri upravljavcu.

10. Avtomatizirano odločanje in profiliranje

AFIRMA d.o.o. na podlagi podatkov, pridobljenih prek spletne strani ali pri običajnem poslovanju, ne sprejema odločitev, ki bi temeljile izključno na avtomatizirani obdelavi in bi imele za posameznika pravne ali podobno pomembne učinke. Če bi takšno obdelavo uvedli, bomo posameznike o tem predhodno ustrezno obvestili.

11. Pravice posameznika

Posameznik ima pod pogoji, določenimi z GDPR in ZVOP-2, pravico:

·         zahtevati potrditev, ali obdelujemo njegove osebne podatke, ter pridobiti dostop do njih;

·         zahtevati popravek netočnih ali dopolnitev nepopolnih podatkov;

·         zahtevati izbris osebnih podatkov, kadar so za to izpolnjeni zakonski pogoji;

·         zahtevati omejitev obdelave;

·         ugovarjati obdelavi, ki temelji na zakonitem interesu;

·         zahtevati prenosljivost podatkov, kadar so za to izpolnjeni pogoji;

·         kadarkoli preklicati privolitev, kadar obdelava temelji na privolitvi;

·         vložiti pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije.

Pravice niso absolutne. Na primer, podatkov ne moremo izbrisati, kadar je njihova nadaljnja hramba potrebna zaradi izpolnjevanja zakonske obveznosti ali uveljavljanja oziroma obrambe pravnih zahtevkov. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave, izvedene pred njenim preklicem.

12. Kako uveljavite svoje pravice

Zahtevo lahko pošljete:

·         po elektronski pošti na Ta e-poštni naslov je zaščiten proti smetenju. Potrebujete Javascript za pogled.;

·         po navadni pošti na AFIRMA d.o.o., Cesta na Ostrožno 109, 3000 Celje.

V zahtevi opišite, katero pravico želite uveljaviti in na katere podatke ali obdelavo se zahteva nanaša. Če obstaja utemeljen dvom o identiteti vlagatelja, lahko zahtevamo dodatne informacije, ki so potrebne za potrditev identitete. Kopije osebnega dokumenta ne bomo zahtevali, kadar je identiteto mogoče ustrezno preveriti na manj invaziven način.

Na zahtevo bomo odgovorili brez nepotrebnega odlašanja in praviloma najpozneje v enem mesecu po prejemu popolne zahteve. Ob upoštevanju zapletenosti in števila zahtev se lahko rok pod pogoji GDPR podaljša za največ dva dodatna meseca. O podaljšanju in razlogih zanj bomo posameznika obvestili v prvem mesecu.

Uveljavljanje pravic je praviloma brezplačno. Pri očitno neutemeljenih ali pretiranih zahtevah lahko ravnamo v skladu z GDPR in ZVOP-2.

13. Pravica do pritožbe

Če menite, da vaše osebne podatke obdelujemo nezakonito, se lahko najprej obrnete na nas na Ta e-poštni naslov je zaščiten proti smetenju. Potrebujete Javascript za pogled., da lahko zadevo preverimo in ustrezno ukrepamo. Ne glede na to imate pravico vložiti prijavo oziroma pritožbo pri nadzornem organu:

Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije
Dunajska cesta 22
1000 Ljubljana
Elektronski naslov: Ta e-poštni naslov je zaščiten proti smetenju. Potrebujete Javascript za pogled.
Telefon: 01 230 97 30

Pravica do vložitve prijave ali pritožbe ni odvisna od tega, ali ste se predhodno obrnili na AFIRMA d.o.o.

14. Varovanje osebnih podatkov

Za varovanje osebnih podatkov izvajamo primerne tehnične in organizacijske ukrepe, prilagojene naravi podatkov ter tveganjem obdelave. Mednje sodijo zlasti:

·         omejevanje dostopa do podatkov in upravljanje uporabniških pravic;

·         uporaba ustreznih gesel in zaščitenih uporabniških računov;

·         redno posodabljanje informacijskih sistemov in spletne strani;

·         varnostno kopiranje in zaščita pred izgubo podatkov;

·         zaščita komunikacijskih in informacijskih sistemov pred nepooblaščenim dostopom;

·         nadzor pogodbenih obdelovalcev in zavezanost oseb k zaupnosti;

·         postopki za zaznavo, obravnavo in dokumentiranje varnostnih incidentov.

Kljub izvajanju varnostnih ukrepov popolne varnosti prenosa podatkov prek interneta ni mogoče zagotoviti. Uporabniki morajo tudi sami skrbno varovati svoje prijavne podatke.

15. Varstvo osebnih podatkov otrok

Spletna stran in ponudba podjetja nista posebej namenjeni otrokom. Osebnih podatkov otrok zavestno ne zbiramo brez ustrezne pravne podlage. Če ugotovimo, da smo podatke otroka pridobili brez ustrezne pravne podlage, jih bomo izbrisali, razen kadar obstaja zakonit razlog za njihovo nadaljnjo hrambo.

16. Povezave do drugih spletnih strani

Spletna stran lahko vsebuje povezave do spletnih strani drugih upravljavcev. AFIRMA d.o.o. ne odgovarja za vsebino, varnost ali postopke varovanja zasebnosti na teh spletnih straneh. Pred uporabo njihovih storitev priporočamo, da preberete njihova obvestila o zasebnosti.

17. Spremembe obvestila

To obvestilo lahko občasno spremenimo zaradi sprememb zakonodaje, načina poslovanja, uporabljenih informacijskih rešitev ali namenov obdelave. Veljavna različica je vedno objavljena na spletni strani. Ob pomembnih spremembah bomo posameznike obvestili na primeren način.